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       為什么制訂了項(xiàng)目計(jì)劃書，還要制作甘特圖？甘特圖簡(jiǎn)潔直觀，一目了然。用甘特圖展示項(xiàng)目計(jì)劃，有利于跟蹤進(jìn)度、掌控全局。同時(shí)，甘特圖還可以檢驗(yàn)項(xiàng)目計(jì)劃在時(shí)間上安排是否可行、在人員安排上是否合理、在先后順序上是否符合邏輯。甘特圖與項(xiàng)目計(jì)劃書互相印證、互為補(bǔ)充。

       把項(xiàng)目計(jì)劃書轉(zhuǎn)換成項(xiàng)目甘特圖的方法與注意事項(xiàng)如下：

       一、確定甘特圖名稱

       把“項(xiàng)目計(jì)劃書”替換成“項(xiàng)目實(shí)施控制甘特圖”即可。如“中哲公司企業(yè)規(guī)范化管理整體導(dǎo)入項(xiàng)目計(jì)劃書”替換成“中哲公司企業(yè)規(guī)范化管理整體導(dǎo)入項(xiàng)目實(shí)施控制甘特圖”，就是甘特圖名稱。有人把“計(jì)劃書”三字替換成“計(jì)劃進(jìn)度表”也是正確的。甘特圖就是紀(jì)念管理學(xué)家甘特圖先生發(fā)明計(jì)劃進(jìn)度表而命名的。但是如果寫成“計(jì)劃進(jìn)度甘特圖”就重復(fù)了。

       二、擬訂簽署格式

       簽署格式很簡(jiǎn)單，就是“擬訂：    審核：      審批：    年月日”。

       不論是項(xiàng)目專家擬訂，還是項(xiàng)目專家助理擬訂，都需要企業(yè)負(fù)責(zé)人確認(rèn)才能正式發(fā)布執(zhí)行。如果項(xiàng)目專家親自擬訂，則可以省略“審核”項(xiàng)，審批無疑是企業(yè)負(fù)責(zé)人。

       三、確定項(xiàng)目任務(wù)名稱

       項(xiàng)目任務(wù)名稱按照項(xiàng)目計(jì)劃書中的大項(xiàng)任務(wù)依次填寫即可。項(xiàng)目任務(wù)項(xiàng)既不能過于瑣碎，也不能過于簡(jiǎn)單。比如說企業(yè)規(guī)范化管理體系建設(shè)項(xiàng)目中的任務(wù)項(xiàng)，就不能只寫“流程優(yōu)化”，但也不能把項(xiàng)目分得過細(xì)，如四級(jí)流程圖設(shè)計(jì)、四級(jí)流程圖修改、四級(jí)流程圖審核、四級(jí)流程圖審批、四級(jí)流程圖培訓(xùn)等，就太細(xì)了，可概括為“四級(jí)流程圖設(shè)計(jì)優(yōu)化”與“三級(jí)流程圖設(shè)計(jì)優(yōu)化”并列即可。

       四、確定各項(xiàng)目任務(wù)完成起止時(shí)間

       訂任何計(jì)劃都必須堅(jiān)持“計(jì)劃到天、責(zé)任到人”的原則。制作甘特圖的主要目的就是計(jì)劃進(jìn)度可控，因此，每項(xiàng)任務(wù)的起止時(shí)間必須具體清楚，不能模糊不清。甘特圖軟件自動(dòng)去掉了周六周日，讓我們制訂計(jì)劃留有余地。起止時(shí)間一旦確定，甘特圖后面的時(shí)間軸就會(huì)自動(dòng)顯示時(shí)間跨度或長(zhǎng)度，便于管理者掌控進(jìn)度。

       五、確定各項(xiàng)目任務(wù)責(zé)任人

       能否做到“計(jì)劃到天，責(zé)任到人”是檢驗(yàn)甘特圖是否合格的主要指標(biāo)。沒有專人負(fù)責(zé)的計(jì)劃往往會(huì)流于形式。誰都負(fù)責(zé)就意味著誰都不負(fù)責(zé)。制作甘特圖“責(zé)任人”必不可少。

       六、確定各項(xiàng)目任務(wù)配合人

       不同階段不同任務(wù)，雖然負(fù)責(zé)人可能是一個(gè)人（也可能是一類人），但配合人就不一定都是同樣的人員了，在計(jì)劃中能夠?qū)懢唧w姓名的就不寫崗位，除非配合人是一類人員，才寫崗位，如全體系統(tǒng)設(shè)計(jì)師或全體中層管理人員?？傊?，配合人表述不能出現(xiàn)歧義。

       七、確定各項(xiàng)目任務(wù)達(dá)成目標(biāo)或完成方式

       達(dá)成目標(biāo)一定要讓人一看就清楚明白，如設(shè)計(jì)三級(jí)流程圖50個(gè)或以上、設(shè)計(jì)四級(jí)流程圖500個(gè)或以上，或者這樣表達(dá)：流程運(yùn)行管理制度審批通過、績(jī)效管理制度審批通過等，即讓企業(yè)員工要么看得見，要么數(shù)得出。

       八、以任務(wù)項(xiàng)為核心檢視其先后安排是否符合邏輯

       填寫以上內(nèi)容，項(xiàng)目實(shí)施控制甘特圖草案就完成了，項(xiàng)目專家在提交企業(yè)負(fù)責(zé)人之前，一定要進(jìn)行一番自我檢查，觀看甘特圖任務(wù)安排是否符合邏輯，比如說，沒有進(jìn)行組織架構(gòu)調(diào)整，就不可能進(jìn)行崗位設(shè)置；沒有組織架構(gòu)和崗位設(shè)置圖，就無法梳理三、四級(jí)流程圖目錄。項(xiàng)目計(jì)劃只有按照管理邏輯或工作先后來安排，才方便項(xiàng)目銜接、方便項(xiàng)目順利進(jìn)行。

       九、以責(zé)任人為核心檢視其工作量大小是否合理

       企業(yè)規(guī)范化管理體系建設(shè)是一項(xiàng)綜合性管理工程，牽涉面大、涉及人員廣，不是少數(shù)幾個(gè)人能夠完成的，必須充分調(diào)動(dòng)全員力量，即使是單項(xiàng)任務(wù)，也要盡可能安排不同人員擔(dān)任。假如一個(gè)人擔(dān)任項(xiàng)目任務(wù)太多，特別是需要同一時(shí)間完成的任務(wù)，就會(huì)讓個(gè)別人疲于奔命，輕則影響項(xiàng)目進(jìn)度，重則影響項(xiàng)目設(shè)計(jì)質(zhì)量。項(xiàng)目要有進(jìn)度但絕不能出現(xiàn)趕進(jìn)度情形，趕進(jìn)度一定會(huì)損害項(xiàng)目質(zhì)量。通過檢查，發(fā)現(xiàn)同一人負(fù)責(zé)的事項(xiàng)都集中在同一時(shí)間，就必須調(diào)整責(zé)任人，如果找不到合適的責(zé)任人，就要調(diào)整時(shí)間安排，避免一個(gè)人同一時(shí)間負(fù)責(zé)兩項(xiàng)任務(wù)。

      十、以任務(wù)為核心檢視其時(shí)間安排是否可行

      最后從任務(wù)本身檢查，如果同一時(shí)間要進(jìn)行兩個(gè)或兩個(gè)以上的項(xiàng)目，這在多數(shù)情況下是不可行的。再如果配合人是同一類人員，就更加不可行，必須進(jìn)行人員或時(shí)間的調(diào)整，以確保計(jì)劃進(jìn)度的可行性。

       項(xiàng)目專家認(rèn)為安排合理、時(shí)間可行，就提交企業(yè)負(fù)責(zé)人簽批或組織討論后簽批了。